Die meisten Digital-Signage-Installationen berühren nie personenbezogene Daten, und der Papierkram dauert einen Nachmittag. Wenn doch, gilt die DSGVO in vollem Umfang. Beantworten Sie die neun Fragen unten: Jedes „Nein“ oder „Nicht sicher“ ist ein Schritt, den Sie im Detail lesen sollten.
Dies ist ein praktischer Leitfaden eines Signage-Unternehmens aus der EU, keine Rechtsberatung. Bei Gesundheitsdaten, Kindern, Biometrie oder allem, was einer Überwachung am Arbeitsplatz ähnelt, holen Sie zusätzlich rechtlichen Rat ein.
Die Checkliste auf einen Blick
1. Wissen Sie, ob Ihre Bildschirme personenbezogene Daten zeigen?
Preise und Öffnungszeiten: nein. Namen, Gesichter oder Wartenummern, die einer Person zugeordnet sind: ja. Halten Sie die Antwort schriftlich fest.
2. Wissen Sie, wo das System läuft?
Lassen Sie sich das Unternehmen, sein Land und das Land des Servers und seiner Backups schriftlich geben.
3. Laden Sie nur hoch, was der Bildschirm braucht?
Vornamen und Punktestände, keine vollständigen Personalakten. Räumen Sie alte Fotos und Listen regelmäßig auf.
4. Haben Sie an Bildschirmbilder und Wiedergabeprotokolle gedacht?
Ein Bild eines Bildschirms, der Namen zeigt, enthält diese Namen. Legen Sie fest, wer eines aufnehmen darf und wie lange Protokolle aufbewahrt werden.
5. Haben Sie festgehalten, wie lange Sie Dinge aufbewahren?
Fotos von Personen, Namenslisten, Bildschirmbilder, Wiedergabeprotokolle. Legen Sie für jedes eine Frist fest und halten Sie sich daran.
6. Haben Sie einen DPA, und brauchen Sie eine DSFA?
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA), bevor personenbezogene Daten hineinkommen. Eine vollständige Folgenabschätzung nur bei Kameras, Gesundheitsdaten oder Kindern.
7. Verlassen Daten die EU?
Wenn ja, brauchen Sie einen Übermittlungsmechanismus. Mit Hosting in der EU entfällt die Frage.
8. Hat jede Person ihr eigenes Login?
Ein gemeinsames Passwort für ein ganzes Team verfehlt die Rechenschaftspflicht. Persönliche Logins erfordern den passenden Tarif.
9. Sind die Player selbst sicher?
Verschlüsselte, nur ausgehende Verbindungen, abgeschlossene Gehäuse und alte Bildschirme, die bei der Außerbetriebnahme aus Ihrem Konto entfernt werden.
Unsere eigenen Antworten in einer Zeile: EU-Unternehmen, Hosting in Deutschland, verschlüsselter Player-Verkehr, Bildschirme werden zugeordnet, bevor sie etwas erhalten, DPA auf Anfrage, keine Zertifizierungen behauptet. Die Details stehen unter Sicherheit, DSGVO und wo Ihre Daten liegen.
Schritt 1: Zeigt Ihre Digital Signage personenbezogene Daten?
Die Antwort entscheidet, wie viel vom Rest gilt. Wenn eine Person anhand des Bildschirms oder einer Datei dahinter identifiziert werden könnte, sind es personenbezogene Daten.
| Einrichtung | Personenbezogene Daten? | Was folgt |
|---|---|---|
| Menütafel: Preise, Fotos, Allergene | Nein | Übliche Lieferantenprüfung |
| Infotafel: KPIs, Wetter, Mitteilungen | Normalerweise nein | Prüfen Sie, ob die Zahlen Summen sind und nicht pro Person |
| Team-Tafel: Namen, Fotos, Geburtstage | Ja | Eine Rechtsgrundlage und eine Information an die Mitarbeitenden |
| Besucherbegrüßung mit Namen | Ja | Anzeigedauer kurz halten |
| Wartezimmer-Bildschirm, der einer Person zugeordnet ist | Ja, im Gesundheitswesen oft besondere Kategorie | Nicht identifizierende Nummern verwenden |
| Dienstplan mit Namen | Ja | Beschäftigungskontext, daher ist eine Einwilligung selten die richtige Grundlage |
| Kamera, die Alter, Geschlecht oder Verweildauer misst | Ja, der schwierigste Fall | Fast sicher eine DSFA und Hinweisschilder am Eingang |
easyCMS hat keine Kamera und keine Zielgruppenmessung. Eine neben einem Bildschirm installierte Kamera ist ein eigenes Produkt eines anderen Anbieters, und jemand muss schriftlich dafür verantwortlich sein.
Schritt 2: Wo das System liegt und unter welchem Recht
Stellen Sie zwei Fragen. Mit welchem Unternehmen schließen wir den Vertrag, und wo ist es niedergelassen? In welchem Land läuft das System, einschließlich der Backups?
Unsere Antworten: DynamicDigital sp. z o.o., Warschau, Polen, EU-USt PL5213678094, seit 2010 im Bereich Digital Signage tätig und seit 2016 Betreiber von easyCMS. Das CMS läuft bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland. Beides bestätigen wir Ihrem Einkauf schriftlich. Hosting in der EU erledigt die Übermittlungsfrage; für sich allein macht es aber nichts konform.
Schritt 3: Was Sie hochladen, ist das größere Risiko
In den meisten Installationen liegt das Risiko in der Mediathek, nicht beim Anbieter. Jemand lädt ein Fotoverzeichnis der Mitarbeitenden oder eine Gästeliste hoch, weil das der schnellste Weg auf einen Bildschirm war, und jede davon wird zu einer Verarbeitungstätigkeit, für die Sie verantwortlich sind.
Zwei Gewohnheiten lösen das meiste. Importieren Sie nur, was der Bildschirm zeigt: Vornamen und Punktestände, keine Personalnummern und E-Mail-Adressen. Und prüfen Sie die Mediathek regelmäßig; Speicher und Uploads erklärt das Aufräumen.
Schritt 4: Bildschirmbilder und Wiedergabeprotokolle
Neues Bild aufnehmen in Studio zeigt, was ein Bildschirm gerade abspielt. Es erfasst nur die Ausgabe des Bildschirms, nie den Raum. Ein Bild einer Speisekarte ist ein Bild einer Speisekarte; ein Bild einer Besucherliste enthält diese Namen. Siehe Display-Überwachung.
Wiedergabeprotokolle (Statistiken in Studio) zeigen, was wann auf welchem Bildschirm lief. Das sind Daten über Bildschirme, nicht über Menschen, es sei denn, ein Bildschirm gehört einer namentlich bekannten Person, oder Sie verknüpfen die Protokolle mit etwas, das Personen identifiziert. Mehr dazu unter Sendenachweis für Digital Signage.
Gut zu wissen Fragen Sie sich, was das Protokoll verraten würde, wenn es nach außen gelangt. „Design 14 lief 96-mal auf Bildschirm 7“ verrät nichts. Ein Bild eines Wartezimmer-Bildschirms könnte verraten, wer gewartet hat.
Schritt 5: Wie lange Sie Dinge aufbewahren
Prüfer fragen nach der Aufbewahrung, weil nichts sie für Sie festlegt. Entscheiden Sie, schreiben Sie es auf, halten Sie sich daran.
| Daten | Ein vernünftiger Ausgangspunkt |
|---|---|
| Fotos von identifizierbaren Personen | Löschen, wenn die Kampagne endet; Mediathek alle 6 Monate prüfen |
| Listen mit Namen | Aus der Quelle aktualisieren; keine Zeilen behalten, die der Bildschirm nicht zeigt |
| Bildschirmbilder | Eines zur Fehlersuche aufnehmen, dann löschen |
| Wiedergabeprotokolle | So lange, wie Ihr Reporting es braucht, und nicht länger |
| Support-E-Mails | Ihre übliche Richtlinie für Korrespondenz |
Das sind Vorschläge, keine Einstellungen, die Sie ändern können. easyCMS-Kunden betreiben den Server nicht selbst. Wenn ein Audit die Fristen der Plattform schriftlich braucht, schreiben Sie an info@myeasycms.com.
Schritt 6: der DPA, und wann eine DSFA nötig ist
Wenn personenbezogene Daten durch das System laufen, sind Sie der Verantwortliche und der Anbieter ist Ihr Auftragsverarbeiter. Artikel 28 verlangt einen schriftlichen Vertrag, den Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement), bevor die Daten hineinkommen. Für easyCMS schreiben Sie an info@myeasycms.com, Montag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 CET. Auch ohne personenbezogene Daten möchten die meisten Datenschutzbeauftragten einen in den Unterlagen haben.
Eine DSFA (Artikel 35) ist nur bei voraussichtlich hohem Risiko nötig. Gewöhnliche Digital Signage erreicht das nicht. Diese vier Dinge bringen Sie in die Nähe:
- Eine Kamera, die einen öffentlichen Bereich überwacht
- Besondere Kategorien von Daten, meist Gesundheitsdaten; Bildschirme im Gesundheitswesen verdienen eine eigene Prüfung
- Schutzbedürftige Personen: Kinder, Patienten und nach mancher Auslegung Beschäftigte
- Umfangreiche Verarbeitung jeglicher identifizierender Daten
Achtung Wenn ein Anbieter „Zielgruppenanalyse“ als kleines Extra anbietet, behandeln Sie das als neues Projekt mit eigener Bewertung. Es verändert die gesamte Installation.
Schritt 7: Daten, die die EU verlassen
Wenn das System, seine Backups oder ein Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR liegen, brauchen Sie einen Übermittlungsmechanismus und die passenden Dokumente. Das ist eine Aufgabe, kein Skandal: Ein US-Unternehmen mit einer echten EU-Region kann vollständig konform sein. Fragen Sie jeden Anbieter schriftlich, wo Ihre Daten, Backups und Unterauftragsverarbeiter sind. Unser CMS läuft in Deutschland unter einem Vertrag mit einem polnischen Unternehmen, es gibt also keine Übermittlung zu bewerten.
Schritt 8: ein gemeinsames Login
Der häufigste Befund hat nichts mit dem Anbieter zu tun. Ein Passwort, das sich das Marketing, zwei Standortleiter und eine Agentur teilen, abgelegt in einem Chatverlauf. Niemand weiß, wer die falsche Preisliste veröffentlicht hat, und wenn jemand geht, wird nichts entzogen. Artikel 32 verlangt geeignete Maßnahmen, und das erfüllt sie nicht.
Unsere Grenze: Benannte Benutzer, Gruppen und Rollen gibt es mit Enterprise, 1,290€ pro Jahr. Die Konten für 49€ und 299€ haben ein Login. Das passt zu einem einzelnen Café oder Empfang, nicht zu einem Dutzend Personen an mehreren Standorten. easyCMS hat kein Single Sign-on und besitzt kein Zertifikat nach SOC 2 oder ISO 27001. Siehe Benutzer und Berechtigungen und die Preisseite.
Schritt 9: die Player an der Wand
Der Player-Verkehr ist verschlüsselt, Player nehmen keine eingehenden Verbindungen an, und ein neuer Bildschirm erhält nichts, bis er Ihrem Konto zugeordnet ist. Details finden Sie unter Netzwerkanforderungen und Display-Lizenzen und Autorisierung.
Der Rest liegt bei Ihnen. Schließen Sie das Gehäuse in einem öffentlichen Flur ab, lassen Sie keine Tastatur hinter dem Empfangsbildschirm liegen, und wenn ein Bildschirm ausgemustert, verkauft oder gestohlen wird, bitten Sie uns, ihn sofort aus Ihrem Konto zu entfernen. Und denken Sie daran: Jeder im Raum kann einen Bildschirm lesen, der Namen zeigt.
Die Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten
Kopieren Sie das in eine E-Mail. Ein guter Anbieter beantwortet alles ohne Anruf.
- Mit welchem Unternehmen würden wir den Vertrag schließen, und wo ist es niedergelassen?
- In welchem Land läuft das System, und wo liegen die Backups?
- Wer sind Ihre Unterauftragsverarbeiter, und wo ist die Liste?
- Bieten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) an? Senden Sie ihn, bevor wir kaufen.
- Wenn Daten den EWR verlassen, welchen Übermittlungsmechanismus nutzen Sie?
- Wie lange bewahren Sie Bildschirmbilder, Wiedergabeprotokolle und Überwachungsdaten auf? Bitte schriftlich.
- Sind Bildschirmbilder auf die Ausgabe des Bildschirms beschränkt, oder lässt sich eine Kamera oder ein Mikrofon einschalten?
- Ist der Player-Verkehr verschlüsselt, und müssen wir einen eingehenden Port öffnen?
- Können wir getrennte Benutzerkonten mit Rollen haben, und in welchem Tarif?
- Unterstützen Sie SSO oder SAML?
- Welche Zertifizierungen haben Sie? Schicken Sie sie uns, oder sagen Sie, dass Sie keine haben.
- Wie schnell informieren Sie uns über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, angesichts unserer 72-Stunden-Pflicht?
- Wenn wir kündigen, wie exportieren wir unsere Inhalte, und wie schnell werden unsere Daten gelöscht?
Unsere Antworten stehen in diesem Artikel oder sind nur eine E-Mail entfernt: info@myeasycms.com. Ein Anbieter, der bei den Fragen 2, 3 und 11 vage bleibt, hat Ihnen damit schon etwas gesagt.
Weiterlesen: Digital Signage im Gesundheitswesen, Bildschirme für die interne Kommunikation und Hilfe- und Support-Optionen.