La plupart des installations d’affichage dynamique ne touchent jamais aux données personnelles, et les formalités prennent un après-midi. Quand elles y touchent, le RGPD s’applique pleinement. Répondez aux neuf questions ci-dessous : chaque « non » ou « je ne sais pas » est une étape à lire en détail.
Ceci est un guide pratique rédigé par une entreprise d’affichage dynamique de l’UE, pas un avis juridique. Pour les données de santé, les enfants, la biométrie ou tout ce qui ressemble à une surveillance au travail, consultez aussi un juriste.
La check-list en un coup d’œil
1. Savez-vous si vos écrans affichent des données personnelles ?
Prix et horaires d’ouverture : non. Noms, visages ou numéros d’attente liés à une personne : oui. Notez la réponse par écrit.
2. Savez-vous où fonctionne le système ?
Obtenez par écrit le nom de l’entreprise, son pays, et le pays du serveur et de ses sauvegardes.
3. Ne mettez-vous en ligne que ce dont l’écran a besoin ?
Des prénoms et des scores, pas des fiches complètes du personnel. Supprimez les anciennes photos et listes à intervalles réguliers.
4. Avez-vous pensé aux images d’écran et aux historiques de diffusion ?
Une image d’un écran qui affiche des noms contient ces noms. Décidez qui peut en prendre une et combien de temps les historiques sont conservés.
5. Avez-vous noté par écrit combien de temps vous conservez les choses ?
Photos de personnes, listes de noms, images d’écran, historiques de diffusion. Fixez une durée pour chacun et tenez-vous-y.
6. Avez-vous un DPA, et avez-vous besoin d’une AIPD ?
Un accord de traitement des données (DPA) avant d’y mettre des données personnelles. Une analyse d’impact complète uniquement pour les caméras, les données de santé ou les enfants.
7. Des données quittent-elles l’UE ?
Si oui, il vous faut un mécanisme de transfert. Avec un hébergement dans l’UE, la question disparaît.
8. Chaque personne a-t-elle son propre identifiant ?
Un seul mot de passe partagé par toute une équipe ne respecte pas le principe de responsabilité. Les identifiants nominatifs nécessitent la bonne formule.
9. Les lecteurs eux-mêmes sont-ils sûrs ?
Connexions chiffrées et uniquement sortantes, boîtiers verrouillés, et anciens écrans retirés de votre compte lorsqu’ils sont mis hors service.
Nos propres réponses, en une ligne : entreprise de l’UE, hébergement en Allemagne, trafic des lecteurs chiffré, écrans associés au compte avant de recevoir quoi que ce soit, DPA sur demande, aucune certification revendiquée. Le détail se trouve dans sécurité, RGPD et emplacement de vos données.
Étape 1 : votre affichage montre-t-il des données personnelles ?
La réponse détermine quelle part du reste s’applique. Si une personne peut être identifiée à partir de l’écran, ou d’un fichier derrière lui, ce sont des données personnelles.
| Configuration | Données personnelles ? | Ce qui en découle |
|---|---|---|
| Écran de menu : prix, photos, allergènes | Non | Contrôles habituels du fournisseur |
| Tableau d’information : KPI, météo, annonces | Généralement non | Vérifiez que les chiffres sont des totaux, pas des valeurs par personne |
| Tableau d’équipe : noms, photos, anniversaires | Oui | Une base légale et une information du personnel |
| Accueil des visiteurs avec leurs noms | Oui | Limitez la durée d’affichage |
| Écran de salle d’attente lié à une personne | Oui, et dans la santé souvent une catégorie particulière | Utilisez des numéros non identifiants |
| Planning des équipes nominatif | Oui | Contexte de travail, donc le consentement est rarement la bonne base |
| Caméra mesurant l’âge, le genre ou le temps de présence | Oui, le cas le plus difficile | Presque certainement une AIPD et des panneaux à l’entrée |
easyCMS n’a ni caméra ni mesure d’audience. Une caméra installée à côté d’un écran est un produit distinct, d’un fournisseur distinct, et quelqu’un doit en être responsable par écrit.
Étape 2 : où se trouve le système, et sous quel droit
Posez deux questions. Avec quelle entreprise signons-nous, et où est-elle établie ? Dans quel pays fonctionne le système, sauvegardes comprises ?
Nos réponses : DynamicDigital sp. z o.o., Varsovie, Pologne, TVA UE PL5213678094, dans l’affichage dynamique depuis 2010 et éditeur d’easyCMS depuis 2016. Le CMS fonctionne chez Hetzner à Falkenstein, en Allemagne. Nous mettrons les deux par écrit pour votre service achats. L’hébergement dans l’UE supprime la question du transfert ; à lui seul, il ne rend rien conforme.
Étape 3 : ce que vous téléversez est le risque le plus important
Dans la plupart des installations, le risque vient de la bibliothèque, pas du fournisseur. Quelqu’un met en ligne un trombinoscope du personnel ou une liste d’invités parce que c’était le moyen le plus rapide de les afficher, et chacun devient un traitement dont vous êtes responsable.
Deux habitudes règlent l’essentiel. N’importez que ce que l’écran affiche : prénoms et scores, pas de matricules ni d’e-mails. Et passez la bibliothèque en revue régulièrement ; stockage et téléversements explique comment faire le tri.
Étape 4 : images d’écran et historiques de diffusion
Prendre une nouvelle image dans Studio montre ce qu’un écran diffuse en ce moment. Seule l’image produite par l’écran est capturée, jamais la pièce. Une image d’un menu est une image d’un menu ; une image d’une liste de visiteurs contient ces noms. Voir la surveillance des écrans.
Les historiques de diffusion (Statistiques dans Studio) indiquent ce qui a été diffusé, quand et sur quel écran. Ce sont des données sur les écrans, pas sur les personnes, sauf si un écran appartient à une personne nommée, ou si vous reliez les historiques à quelque chose qui identifie des personnes. Plus de détails dans la preuve de diffusion pour l’affichage dynamique.
Bon à savoir Demandez-vous ce que l’enregistrement révélerait s’il fuitait. « La création 14 a été diffusée 96 fois sur l’écran 7 » ne révèle rien. Une image d’un écran de salle d’attente pourrait révéler qui attendait.
Étape 5 : combien de temps vous conservez les choses
Les auditeurs posent des questions sur la conservation parce que rien ne la fixe à votre place. Décidez, notez-le, tenez-vous-y.
| Données | Un point de départ raisonnable |
|---|---|
| Photos de personnes identifiables | Supprimez-les à la fin de la campagne ; passez la bibliothèque en revue tous les 6 mois |
| Listes contenant des noms | Actualisez depuis la source ; ne gardez aucune ligne que l’écran n’affiche pas |
| Images d’écran | Prenez-en une pour vérifier une panne, puis supprimez-la |
| Historiques de diffusion | Aussi longtemps que vos rapports l’exigent, et pas plus |
| E-mails au support | Votre politique habituelle pour la correspondance |
Ce sont des suggestions, pas des réglages que vous pouvez modifier. Les clients easyCMS ne gèrent pas le serveur ; si un audit exige par écrit les durées propres à la plateforme, écrivez à info@myeasycms.com.
Étape 6 : le DPA, et quand une AIPD s’applique
Si des données personnelles passent par le système, vous êtes le responsable du traitement et le fournisseur est votre sous-traitant. L’article 28 exige un contrat écrit, le Data Processing Agreement (DPA), avant que les données n’y entrent. Pour easyCMS, écrivez à info@myeasycms.com, du lundi au vendredi, de 09:00 à 17:00 CET. Même sans données personnelles, la plupart des délégués à la protection des données veulent en avoir un au dossier.
Une AIPD (article 35) ne concerne que les cas de risque probablement élevé. L’affichage ordinaire n’atteint pas ce niveau. Ces quatre éléments vous en rapprochent :
- Une caméra qui surveille un espace public
- Des données de catégorie particulière, généralement de santé ; les écrans dans la santé méritent leur propre analyse
- Des personnes vulnérables : enfants, patients et, selon certaines lectures, salariés
- Un traitement à grande échelle de tout élément identifiant
Attention Si un fournisseur propose une « analyse d’audience » comme petit supplément, traitez-la comme un nouveau projet avec sa propre évaluation. Cela change toute l’installation.
Étape 7 : des données qui quittent l’UE
Si le système, ses sauvegardes ou un sous-traitant ultérieur se trouvent hors de l’EEE, il vous faut un mécanisme de transfert et les documents correspondants. C’est une tâche, pas un scandale : une entreprise américaine qui exploite une vraie région UE peut être entièrement conforme. Demandez par écrit à chaque fournisseur où se trouvent vos données, vos sauvegardes et ses sous-traitants ultérieurs. Notre CMS fonctionne en Allemagne, sous contrat avec une entreprise polonaise : il n’y a donc aucun transfert à évaluer.
Étape 8 : un identifiant partagé
Le constat le plus fréquent n’a rien à voir avec le fournisseur. Un seul mot de passe partagé entre le marketing, deux responsables de site et une agence, conservé dans une conversation de messagerie. Personne ne sait qui a publié la mauvaise liste de prix, et quand quelqu’un part, rien n’est révoqué. L’article 32 demande des mesures appropriées, et ce n’en est pas une.
Notre limite : les utilisateurs nominatifs, les groupes et les rôles sont inclus avec Enterprise, 1,290€ par an. Les comptes à 49€ et 299€ ont un seul identifiant, ce qui convient à un café ou à un accueil, pas à une douzaine de personnes sur plusieurs sites. easyCMS n’a pas d’authentification unique (SSO) et ne détient aucun certificat SOC 2 ou ISO 27001. Voir utilisateurs et permissions et la page des tarifs.
Étape 9 : les lecteurs sur le mur
Le trafic des lecteurs est chiffré, les lecteurs n’acceptent aucune connexion entrante, et un nouvel écran ne reçoit rien tant qu’il n’est pas associé à votre compte. Les détails se trouvent dans exigences réseau et licences d’écran et autorisation.
Le reste vous revient. Verrouillez le boîtier dans un couloir public, ne laissez aucun clavier derrière l’écran d’accueil, et quand un écran est mis hors service, vendu ou volé, demandez-nous de le retirer de votre compte immédiatement. Et n’oubliez pas que tout le monde dans la pièce peut lire un écran qui affiche des noms.
Les questions à envoyer à tout fournisseur
Copiez ceci dans un e-mail. Un bon fournisseur répond à tout sans appel téléphonique.
- Avec quelle entreprise signerions-nous, et où est-elle établie ?
- Dans quel pays fonctionne le système, et où se trouvent les sauvegardes ?
- Qui sont vos sous-traitants ultérieurs, et où se trouve la liste ?
- Proposez-vous un contrat de sous-traitance (DPA) ? Envoyez-le avant que nous n'achetions.
- Si des données quittent l’EEE, quel mécanisme de transfert utilisez-vous ?
- Combien de temps conservez-vous les images d’écran, les historiques de diffusion et les données de surveillance ? Par écrit, s’il vous plaît.
- Les images d’écran se limitent-elles à ce qu’affiche l’écran, ou une caméra ou un micro peuvent-ils être activés ?
- Le trafic des lecteurs est-il chiffré, et devons-nous ouvrir un port entrant ?
- Pouvons-nous avoir des comptes utilisateurs séparés avec des rôles, et avec quelle formule ?
- Prenez-vous en charge le SSO ou SAML ?
- Quelles certifications détenez-vous ? Envoyez-les, ou dites que vous n’en avez aucune.
- En combien de temps nous informerez-vous d’une violation de données personnelles, compte tenu de notre obligation de 72 heures ?
- Si nous partons, comment exportons-nous notre contenu, et en combien de temps nos données sont-elles supprimées ?
Nos réponses se trouvent dans cet article ou à un e-mail de distance, à info@myeasycms.com. Un fournisseur qui reste vague sur les questions 2, 3 et 11 vous a déjà appris quelque chose.
À lire aussi : l’affichage dynamique dans la santé, les écrans pour la communication interne et les options d’aide et d’assistance.