La mayoría de la cartelería digital nunca toca datos personales, y el papeleo lleva una tarde. Cuando los toca, el RGPD se aplica plenamente. Responda a las nueve preguntas siguientes: cada «no» o «no estoy seguro» es un paso que conviene leer en detalle.
Esta es una guía práctica de una empresa de cartelería de la UE, no asesoramiento jurídico. Para datos de salud, menores, biometría o cualquier cosa parecida a la vigilancia en el trabajo, busque también asesoramiento jurídico adecuado.
La checklist de un vistazo
1. ¿Sabe si sus pantallas muestran datos personales?
Precios y horarios de apertura: no. Nombres, caras o números de turno vinculados a una persona: sí. Anote la respuesta por escrito.
2. ¿Sabe dónde funciona el sistema?
Obtenga por escrito la empresa, su país y el país del servidor y de sus copias de seguridad.
3. ¿Sube solo lo que la pantalla necesita?
Nombres de pila y puntuaciones, no fichas completas del personal. Elimine fotos y listas antiguas de forma periódica.
4. ¿Ha pensado en las imágenes de pantalla y los registros de reproducción?
Una imagen de una pantalla que muestra nombres contiene esos nombres. Decida quién puede tomarla y cuánto tiempo se conservan los registros.
5. ¿Ha dejado por escrito cuánto tiempo conserva las cosas?
Fotos de personas, listas de nombres, imágenes de pantalla, registros de reproducción. Fije un plazo para cada uno y respételo.
6. ¿Tiene un DPA y necesita una EIPD?
Un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) antes de introducir datos personales. Una evaluación de impacto completa solo para cámaras, datos de salud o menores.
7. ¿Salen datos de la UE?
Si es así, necesita un mecanismo de transferencia. Con alojamiento en la UE, la pregunta desaparece.
8. ¿Tiene cada persona su propio acceso?
Una sola contraseña compartida por todo un equipo no cumple con la responsabilidad proactiva. Los accesos nominativos requieren el plan adecuado.
9. ¿Son seguros los propios reproductores?
Conexiones cifradas y solo salientes, carcasas cerradas con llave y pantallas antiguas eliminadas de su cuenta al retirarlas.
Nuestras propias respuestas, en una línea: empresa de la UE, alojamiento en Alemania, tráfico de los reproductores cifrado, pantallas vinculadas a la cuenta antes de recibir nada, DPA a petición, ninguna certificación declarada. El detalle está en seguridad, RGPD y dónde están sus datos.
Paso 1: ¿su cartelería muestra datos personales?
La respuesta decide cuánto del resto se aplica. Si se pudiera identificar a una persona a partir de la pantalla, o de un archivo detrás de ella, son datos personales.
| Configuración | ¿Datos personales? | Qué implica |
|---|---|---|
| Pantalla de menú: precios, fotos, alérgenos | No | Comprobaciones habituales del proveedor |
| Pantalla informativa: KPI, tiempo, avisos | Normalmente no | Compruebe que las cifras son totales, no por persona |
| Pantalla del equipo: nombres, fotos, cumpleaños | Sí | Una base jurídica y un aviso al personal |
| Bienvenida a visitantes con nombres | Sí | Mantenga breve el tiempo en pantalla |
| Pantalla de sala de espera vinculada a una persona | Sí, en sanidad a menudo de categoría especial | Use números que no identifiquen |
| Cuadrante de turnos con nombres | Sí | Contexto laboral, así que el consentimiento rara vez es la base adecuada |
| Cámara que mide edad, género o tiempo de permanencia | Sí, el caso más difícil | Casi seguro una EIPD y carteles en la entrada |
easyCMS no tiene cámara ni medición de audiencia. Una cámara instalada junto a una pantalla es otro producto de otro proveedor, y alguien tiene que responsabilizarse de ella por escrito.
Paso 2: dónde está el sistema y bajo qué ley
Haga dos preguntas. ¿Con qué empresa contratamos y dónde está establecida? ¿En qué país funciona el sistema, incluidas sus copias de seguridad?
Nuestras respuestas: DynamicDigital sp. z o.o., Varsovia, Polonia, IVA UE PL5213678094, en cartelería digital desde 2010 y con easyCMS desde 2016. El CMS funciona en Hetzner, en Falkenstein, Alemania. Pondremos ambas cosas por escrito para su departamento de compras. El alojamiento en la UE elimina la cuestión de la transferencia; por sí solo no hace que nada cumpla la normativa.
Paso 3: lo que usted sube es el riesgo mayor
En la mayoría de las instalaciones, el riesgo está en la biblioteca, no en el proveedor. Alguien sube un directorio de fotos del personal o una lista de invitados porque era la forma más rápida de llevarlo a una pantalla, y cada uno se convierte en una actividad de tratamiento de la que usted es responsable.
Dos hábitos resuelven casi todo. Importe solo lo que muestra la pantalla: nombres de pila y puntuaciones, no números de empleado ni correos electrónicos. Y revise la biblioteca con regularidad; almacenamiento y subidas explica cómo limpiarla.
Paso 4: imágenes de pantalla y registros de reproducción
Tomar una imagen nueva en Studio muestra lo que una pantalla está reproduciendo en este momento. Captura solo la salida de la pantalla, nunca la sala. Una imagen de un menú es una imagen de un menú; una imagen de una lista de visitantes contiene esos nombres. Consulte supervisión de pantallas.
Los registros de reproducción (Estadísticas en Studio) indican qué se reprodujo, cuándo y en qué pantalla. Son datos sobre pantallas, no sobre personas, salvo que una pantalla pertenezca a una persona concreta o que usted cruce los registros con algo que identifique a personas. Más información en prueba de reproducción para cartelería digital.
Bueno saberlo Pregúntese qué revelaría el registro si se filtrara. «El diseño 14 se reprodujo 96 veces en la pantalla 7» no revela nada. Una imagen de una pantalla de sala de espera podría revelar quién estaba esperando.
Paso 5: cuánto tiempo conserva las cosas
Los auditores preguntan por la conservación porque nada la fija por usted. Decida, déjelo por escrito y respételo.
| Datos | Un punto de partida sensato |
|---|---|
| Fotos de personas identificables | Elimínelas cuando termine la campaña; revise la biblioteca cada 6 meses |
| Listas con nombres | Actualice desde el origen; no guarde filas que la pantalla no muestre |
| Imágenes de pantalla | Tome una para comprobar una avería y luego elimínela |
| Registros de reproducción | El tiempo que necesiten sus informes, y no más |
| Correos al soporte | Su política habitual de correspondencia |
Son sugerencias, no ajustes que pueda cambiar. Los clientes de easyCMS no gestionan el servidor, así que si una auditoría necesita por escrito los plazos de la propia plataforma, escriba a info@myeasycms.com.
Paso 6: el DPA, y cuándo se aplica una EIPD
Si pasan datos personales por el sistema, usted es el responsable del tratamiento y el proveedor es su encargado del tratamiento. El artículo 28 exige un contrato por escrito, el acuerdo de tratamiento de datos (DPA), antes de introducir los datos. Para easyCMS, escriba a info@myeasycms.com, de lunes a viernes, de 09:00 a 17:00 CET. Incluso sin datos personales, la mayoría de los delegados de protección de datos quieren tener uno archivado.
Una EIPD (artículo 35) solo es necesaria cuando el riesgo probablemente es alto. La cartelería normal no llega a ese punto. Estas cuatro cosas le acercan a ella:
- Una cámara que vigila una zona pública
- Datos de categoría especial, normalmente de salud; las pantallas en sanidad merecen su propia revisión
- Personas vulnerables: menores, pacientes y, según algunas interpretaciones, empleados
- Tratamiento a gran escala de cualquier dato identificativo
Atención Si un proveedor ofrece «analítica de audiencia» como un pequeño extra, trátelo como un proyecto nuevo con su propia evaluación. Cambia toda la instalación.
Paso 7: datos que salen de la UE
Si el sistema, sus copias de seguridad o un subencargado están fuera del EEE, necesita un mecanismo de transferencia y los documentos correspondientes. Es una tarea, no un escándalo: una empresa estadounidense con una región de la UE bien gestionada puede cumplir plenamente. Pregunte por escrito a cada proveedor dónde están sus datos, sus copias de seguridad y sus subencargados. Nuestro CMS funciona en Alemania con un contrato con una empresa polaca, así que no hay ninguna transferencia que evaluar.
Paso 8: un acceso compartido
El hallazgo más común no tiene nada que ver con el proveedor. Una contraseña compartida por marketing, dos responsables de centro y una agencia, guardada en un chat. Nadie sabe quién publicó la lista de precios equivocada, y cuando alguien se va, no se revoca nada. El artículo 32 pide medidas apropiadas, y esto no lo cumple.
Nuestro límite: los usuarios con nombre, los grupos y los roles vienen con Enterprise, 1,290€ al año. Las cuentas de 49€ y 299€ tienen un solo acceso, lo que sirve para una cafetería o una recepción, no para una docena de personas en varios centros. easyCMS no tiene inicio de sesión único (SSO) ni certificado SOC 2 o ISO 27001. Consulte usuarios y permisos y la página de precios.
Paso 9: los reproductores en la pared
El tráfico de los reproductores está cifrado, los reproductores no aceptan conexiones entrantes y una pantalla nueva no recibe nada hasta que se vincula a su cuenta. Los detalles están en requisitos de red y licencias de pantalla y autorización.
El resto le corresponde a usted. Cierre con llave la carcasa en un pasillo público, no deje ningún teclado detrás de la pantalla de recepción y, cuando una pantalla se retire, se venda o la roben, pídanos que la eliminemos de su cuenta de inmediato. Y recuerde que todos los presentes pueden leer una pantalla que muestra nombres.
Las preguntas que enviar a cualquier proveedor
Copie esto en un correo. Un buen proveedor responde a todo sin necesidad de una llamada.
- ¿Con qué empresa contrataríamos y dónde está establecida?
- ¿En qué país funciona el sistema y dónde están las copias de seguridad?
- ¿Quiénes son sus subencargados y dónde está la lista?
- ¿Ofrecen un acuerdo de tratamiento de datos (DPA)? Envíenlo antes de que compremos.
- Si algún dato sale del EEE, ¿qué mecanismo de transferencia utilizan?
- ¿Cuánto tiempo conservan las imágenes de pantalla, los registros de reproducción y los datos de supervisión? Por escrito, por favor.
- ¿Las imágenes de pantalla se limitan a la salida de la pantalla, o se puede activar una cámara o un micrófono?
- ¿El tráfico de los reproductores está cifrado y tenemos que abrir algún puerto entrante?
- ¿Podemos tener cuentas de usuario separadas con roles, y en qué plan?
- ¿Admiten SSO o SAML?
- ¿Qué certificaciones tienen? Envíenlas, o digan que no tienen ninguna.
- ¿Con qué rapidez nos informarán de una violación de datos personales, teniendo en cuenta nuestra obligación de 72 horas?
- Si nos vamos, ¿cómo exportamos nuestro contenido y en cuánto tiempo se eliminan nuestros datos?
Nuestras respuestas están en este artículo o a un correo de distancia en info@myeasycms.com. Un proveedor que es vago en las preguntas 2, 3 y 11 ya le ha dicho algo.
Lecturas relacionadas: cartelería digital para sanidad, pantallas para comunicación interna y opciones de ayuda y soporte.