Ein Hotel mit zehn Besprechungsräumen auf drei Etagen hat an einem vollen Tag zwei oder drei Veranstaltungen pro Raum. Das sind dreißig Veranstaltungen, die meisten mit einem Kunden, der seinen Namen an der Tür sehen möchte, und ein Programm, das sich am Vorabend noch ändert. Das ausgedruckte Blatt im Plastikrahmen ist um zehn Uhr schon falsch. Die Bildschirme auf dieser Seite folgen direkt den Buchungen, sodass die Person, die eine Besprechung in Outlook verschiebt, damit bereits jeden Bildschirm im Gebäude aktualisiert hat.
Diese Seite erklärt, was die Bildschirme zeigen, wie die Buchungen dorthin gelangen, wo die Bildschirme hängen sollten, was es kostet und was easyCMS nicht kann.
Die Vorteile
- Türschilder und Lobbytafeln, die Ihren Outlook-, Microsoft-365- oder Google-Kalendern folgen, alle paar Minuten
- Oder fügen Sie die Veranstaltungen des Tages aus Excel ein, oder geben Sie eine Buchung auf dem Handy ein
- Jede Veranstaltung mit dem Logo des Kunden, mit einem Klick auf Wikipedia oder der eigenen Website des Kunden gefunden
- Der Name, den die Gäste lesen sollen, nicht der interne Titel aus dem Kalender, und private Besprechungen nur als „Belegt“ angezeigt
- Pfeile zu jedem Raum, ausgehend davon, wo jeder Bildschirm hängt, und kombinierte Räume wie ein Ballsaal, der sich in zwei Hälften teilen lässt
- Drei Varianten, Text, Logos und ein großes Bild oder Video, jeweils im Quer- und im Hochformat
- Sieben Bildschirmsprachen: Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Niederländisch, Italienisch und Polnisch
- Drei Räume in jedem Konto enthalten, unbegrenzt viele Räume für einmalig 299€, keine monatliche Gebühr
Zwei Arten von Bildschirmen
Das Türschild
Ein Bildschirm neben einem Raum. Was gerade läuft, mit der verbleibenden Zeit, was als Nächstes kommt und der Rest des Tages. Raum frei? Es sagt es, und bis wann.
Die Tafel
Alle Räume im Gebäude oder eine Etage: die heutigen Veranstaltungen mit Uhrzeit, Kunde, Raum und einem Pfeil, der den Weg zeigt. Sie blättert von selbst weiter.
Beide lesen dieselben Buchungen, deshalb widersprechen sich Türschild und Lobbytafel nie.
So funktioniert es
1. Erfassen Sie Ihre Räume einmal
Öffnen Sie in Studio Räume & Buchungen und legen Sie Ihre Räume an: Name, Etage und Reihenfolge. Ein Ballsaal aus zwei Hälften wird einmal angelegt, mit seinen Teilen.
2. Holen Sie die Buchungen herein
Fügen Sie den Kalenderlink jedes Raums aus Outlook, Microsoft 365 oder Google ein, kopieren Sie Zeilen aus Excel oder tippen Sie eine Buchung auf dem Handy ein.
3. Lassen Sie jede Buchung richtig aussehen
Zeigen Sie den Namen, den Gäste lesen sollen, das Logo des Kunden oder ein Foto, oder blenden Sie eine Buchung aus. Studio findet das Logo des Kunden auf Wunsch im Web.
4. Bringen Sie das Design auf die Bildschirme
Wählen Sie eine Vorlage, alle Räume, eine Etage oder einen Raum, fügen Sie Ihr Logo und die Pfeile hinzu und spielen Sie sie ab.
5. Es hält sich selbst aktuell
Buchungen werden alle paar Minuten neu gelesen. Jeder Bildschirm wechselt pünktlich von selbst von „jetzt“ zu „als Nächstes“, auch wenn das Netzwerk ausfällt.
Kalenderlinks, Schritt für Schritt:
- Outlook und Microsoft 365: „Settings, Calendar, Shared calendars, Publish a calendar“ (auf Deutsch: Einstellungen, Kalender, Freigegebene Kalender, Kalender veröffentlichen). Wählen Sie den Kalender des Raums und „Can view all details“, dann kopieren Sie den ICS-Link. Bei einem Raumpostfach kann Ihre IT ihn mit allen Details veröffentlichen.
- Google Kalender: die Kalendereinstellungen des Raums, „Kalender integrieren“, die geheime Adresse im iCal-Format.
Gut zu wissen Eine private Besprechung in Outlook oder Google, oder ein Kalender, der mit „Can view when I’m busy“ veröffentlicht ist, erscheint als „Belegt“, mit der Uhrzeit, aber ohne Namen. Das ist meist genau das, was ein Büro auf einem Bildschirm im Flur möchte.
Wo Bildschirme platziert werden sollten, und in welcher Größe
| Standort | Empfohlene Größe | Ausrichtung | Vorlage |
|---|---|---|---|
| Neben jeder Tür eines Besprechungsraums | 22”–32” | Querformat oder Hochformat | Türschild, Text oder Logo |
| Ballsaal und große Veranstaltungsräume | 32”–43” | Hochformat | Tür des Konferenzraums, mit dem Logo des Kunden |
| Aufzugslobby auf jeder Etage | 43”–49” | Hochformat | Tafel für diese Etage, mit Pfeilen |
| Hotellobby oder Konferenzfoyer | 55”–65” | Querformat | Konferenztafel oder Veranstaltungen mit Logos |
| Empfang im Büro | 43”–55” | Querformat | Empfangstafel, mit Ihrem Film |
| Registrierungsschalter bei einem Kongress | 43”–55” | Hochformat | Liste der heutigen Veranstaltungen |
Türschilder hängen mit der Mitte auf etwa 1,4 Metern, Bildschirme in der Aufzugslobby auf etwa 1,6 Metern. Ein Türschild braucht Strom an der Tür, planen Sie also die Steckdose oder Power-over-Ethernet ein, bevor die Wand fertig ist. Jeder easyCMS-Player funktioniert: Windows, Android, LG webOS oder Samsung Tizen. Ein kommerzieller Bildschirm mit integriertem Player braucht keine Box dahinter. Siehe den Player-Kaufratgeber.
Was es kostet
Die Vorlagen für Besprechungsräume und Räume & Buchungen gehören zu jedem easyCMS-Konto. Drei Räume sind enthalten. Ab dem vierten Raum kostet die Zusatzoption Konferenzräume einmalig 299€ und schaltet unbegrenzt viele Räume auf allen Etagen frei. Jeder Bildschirm braucht weiterhin seine eigene Display-Lizenz, wie jeder Bildschirm.
Ein Büro mit drei Besprechungsräumen
Drei Türschilder und eine Tafel am Empfang: vier Bildschirme.
| Position | Kosten |
|---|---|
| easyCMS-Konto, bis zu 5 Displays, 1 Lizenz inklusive | 49 EUR, einmalig |
| 3 × Zusatzlizenz zu 66 EUR, in derselben Bestellung gekauft | 198 EUR einmalig |
| Zusatzoption Konferenzräume | nicht nötig, drei Räume sind inklusive |
| Software gesamt, einmalig bezahlt | 247 EUR |
Ein Hotel mit zehn Besprechungsräumen auf drei Etagen
Zehn Türschilder, eine Tafel im Hochformat in jeder der drei Aufzugslobbys und eine Konferenztafel in der Lobby: vierzehn Bildschirme.
| Position | Kosten |
|---|---|
| easyCMS PRO-Konto, bis zu 25 Displays, 1 Lizenz inklusive | 299 EUR einmalig |
| 13 × Zusatzlizenz zu 66 EUR, in derselben Bestellung gekauft | 858 EUR einmalig |
| Zusatzoption Konferenzräume, unbegrenzt viele Räume | 299 EUR einmalig |
| Software gesamt, einmalig bezahlt | 1,456 EUR |
Lizenzen, die im selben Bestellvorgang wie das Konto gekauft werden, kosten 66 EUR statt 99 EUR pro Stück. Keine dieser Positionen hat eine monatliche Gebühr, und Bildschirme und Player kommen hinzu. Alles steht auf der Preisseite.
Was easyCMS nicht kann
Lesenswert vor dem Kauf, denn genau das fragen Häuser, sobald die Bildschirme hängen.
- Keine Buchung am Bildschirm. Die Bildschirme zeigen Buchungen an, sie nehmen keine entgegen. Es gibt keine Schaltfläche „Jetzt buchen“, kein Einchecken und keine Freigabe eines Raums, zu dem niemand erschienen ist. Gebucht wird weiterhin in Outlook, Google oder Ihrem Hotelsystem.
- Keine direkte Verbindung zu Microsoft 365, Google oder einem Hotelsystem. easyCMS liest einen veröffentlichten Kalenderlink oder das, was Sie aus Excel einfügen. Es meldet sich nicht bei Ihrem Microsoft- oder Google-Konto an, und es verbindet sich nicht mit Opera, Delphi oder einem anderen Sales- und Catering-System.
- Nicht sekundengenau. Kalender werden alle paar Minuten gelesen, und Outlook selbst kann eine Weile brauchen, bis ein veröffentlichter Kalender aktualisiert ist. Eine Besprechung, die eine Minute vor Beginn verschoben wird, kann etwas verspätet an der Tür ankommen.
- Keine Raumsensoren. Es weiß nicht, ob tatsächlich Personen im Raum sind.
- Logos liegen in Ihrer Verantwortung. Studio findet ein Logo für Sie, aber ob Sie es zeigen dürfen, klären Sie mit Ihrem Kunden.
- Sie sind kein Administrator des CMS. Wir hosten es in der EU und kümmern uns um die Plattform. Konfigurationsänderungen laufen über uns.
Fragen, die Häuser stellen
Brauchen wir die Zusatzoption?
Nur für mehr als drei Räume. Jedes Konto enthält drei, ein kleines Büro braucht sie also nie. Die Zusatzoption kostet einmalig 299€, für unbegrenzt viele Räume, und sie verlängert sich nicht.
Braucht jedes Türschild eine Lizenz?
Ja, jeder Bildschirm braucht eine Display-Lizenz, egal was er zeigt: 66€ zusammen mit einem Konto, 99€ bei späterem Hinzufügen, 49€ mit Enterprise für Android, webOS oder Tizen. Die Zusatzoption zählt Räume, nicht Bildschirme.
Unser Veranstaltungskalender liegt in Opera oder Delphi. Funktioniert das?
Ja, über Excel. Exportieren Sie die Veranstaltungen des Tages, kopieren Sie die Zeilen und fügen Sie sie in Studio ein. Das dauert morgens eine Minute, und das Logo des Kunden und der Name für die Gäste bleiben an jeder Buchung.
Kann ein Bildschirm nur eine Etage zeigen?
Ja. Jede Tafel wird auf alle Räume, eine Etage oder einen Raum eingestellt. Ein Bildschirm im Hochformat in jeder Aufzugslobby, eingestellt auf die eigene Etage, ist das Muster, das in einem Hotel am besten funktioniert.
Was zeigt ein Bildschirm, wenn nichts stattfindet?
Das Türschild zeigt, dass der Raum frei ist, und bis wann. Die Tafeln zeigen, dass heute keine Veranstaltungen mehr stattfinden, oder die ersten Veranstaltungen von morgen, sobald die heutigen vorbei sind.
Kann die Tafel unser Hotelvideo abspielen?
Ja. Die Variante großes Bild nimmt an der Stelle des Bildes ein Foto, ein Video oder eine Playlist auf, mit der laufenden Veranstaltung, der nächsten und dem Rest des Tages daneben.
Was passiert, wenn das Netzwerk ausfällt?
Jeder Bildschirm speichert die Buchungen des Tages und hat seine eigene Uhr, sodass er weiter von jetzt zu als Nächstes wechselt. Neue Buchungen und Änderungen erscheinen, sobald er wieder online ist. Mehr dazu in Digital Signage ohne Internet.
Für die übrigen Bildschirme eines Hotels, von der Begrüßung in der Lobby bis zur Personalkantine, siehe Digital Signage für Hotels. Für Büros siehe interne Kommunikation.