Une salle d'attente est l'un des rares endroits où les gens n'ont rien d'autre à faire qu'attendre, et ils savent exactement depuis combien de temps ils sont assis là. Un écran ne fera pas fonctionner une clinique à l'heure. Ce qu'il fait, c'est donner à quelqu'un quelque chose à lire, et cela change la façon dont l'attente est ressentie.
Ceci est un guide pratique pour les cabinets de médecine générale, dentaires et vétérinaires, les cliniques, les pharmacies et les zones d'attente hospitalières : ce qui doit figurer à l'écran, comment fonctionne la protection des données, ce qu'easyCMS ne fera pas pour vous, et combien coûtent deux ou douze écrans.
Les avantages
- Réduire la durée perçue d'une attente
- Remplacer le panneau d'affichage aux notes A4 qui gondolent
- Modifier les horaires d'ouverture, les remplacements et les fermetures en quelques secondes
- Diffuser des informations de santé adaptées à votre patientèle
- Garder les écrans en marche même quand le réseau du cabinet tombe
- Acheter les licences une seule fois, sans frais récurrents
L'attente semble plus longue qu'elle ne l'est
Le temps occupé passe plus vite que le temps inoccupé, et les gens tolèrent bien mieux une attente qu'ils comprennent qu'une attente qui semble arbitraire. Un écran de salle d'attente a donc deux missions : donner aux gens quelque chose qui vaille la peine d'être lu, et dire honnêtement ce qui se passe aujourd'hui. Un court panneau expliquant que le cabinet a vingt minutes de retard à cause d'une urgence ce matin fait plus pour l'ambiance d'une salle que n'importe quelle quantité de contenu de santé, et cela se modifie en un seul texte depuis un navigateur.
Ce qui va réellement sur les écrans
Horaires d'ouverture, remplacements et permanence en dehors des heures
Les horaires du jour, la fermeture de midi, la permanence des jours fériés et le numéro hors heures d’ouverture. Laissez-le toujours à l’écran et on cesse de demander à l’accueil.
Informations de santé pour votre propre patientèle
Rappels de vaccination, conseils pour prendre soin de soi, soins dentaires ou des animaux. Vingt messages tournent dans l’espace qu’occupait une seule affiche.
Actualités du cabinet et qui y travaille
Les nouveaux praticiens avec leur photo et leur rôle, un nouveau service, un changement pour les renouvellements d’ordonnance. Un visage à l’écran fait ce qu’un dépliant ne peut pas faire.
Une horloge
Une heure visible et exacte supprime une petite irritation permanente dans une salle d’attente. Analogique, numérique ou à palettes.
Consignes d'arrivée et orientation
Comment s’enregistrer, où attendre, quel couloir mène où. Peu passionnant, et cela épargne à l’accueil de nombreuses interruptions chaque jour.
Vidéo silencieuse
De courtes vidéos apaisantes : une visite du cabinet, un soin expliqué en douceur. Un montage lent convient à une salle pleine de personnes anxieuses.
Un planning ou une liste de prix que vous gérez vous-même
Tenez un planning de garde ou une liste de prix des soins privés dans un simple tableau et l’écran suit. Il n’est relié à aucun système clinique. Voir contenu dynamique avec les DataSets.
Ce qu'il faut éviter
- Noms ou initiales de patients. Jamais. Ni sur un planning, ni sur un message d'accueil.
- Tout ce qui ressemble à un conseil médical personnalisé. Les informations générales de santé publique sont acceptables.
- Un texte dense. Les gens lisent depuis quatre à six mètres tout en guettant leur nom. Deux lignes et une image, pas un paragraphe.
- Des flux d'actualités que vous ne contrôlez pas. Un ticker RSS général finira par placer quelque chose de bouleversant à côté de votre affiche de soutien au deuil.
Attention Un écran rempli de publicités pour des soins privés perd sa crédibilité pour tout le reste en une quinzaine de jours. Limitez le contenu commercial à une minorité de la boucle.
Le son dans une salle d'attente
Prévoyez le silence. Concevez la boucle pour qu'elle fonctionne volume à zéro, car c'est ainsi qu'elle tournera la plupart du temps : sous-titres ou texte à l'écran sur chaque vidéo, rien dont le sens dépende d'une voix off. Si vous voulez du son, gardez-le bas, réglez le niveau au niveau de l'écran ou du lecteur, et placez cet écran loin de l'accueil. Le son près du comptoir entre en concurrence avec un patient qui parle de sa propre santé, ce qui est un problème de confidentialité avant d'être un problème de confort.
Ce qu'easyCMS ne fera pas pour vous
Il n'y a aucune intégration avec les dossiers patients, la gestion de cabinet ou les systèmes cliniques. Aucune. easyCMS ne se connecte pas à votre logiciel de gestion de cabinet, à vos dossiers patients, à votre système de réservation ou à votre distributeur de tickets, et il n'existe ni marketplace d'intégrations ni portail d'API public, donc personne ne peut non plus vous en construire une.
Il ne peut pas appeler les patients. Un écran affichant « patient suivant, salle 4 » relève de la gestion de file d'attente, et easyCMS n'est pas un système de gestion de file d'attente. Les cabinets qui ont besoin d'appeler les patients achètent un système de file d'attente dédié sur son propre écran et font tourner easyCMS sur l'écran de la salle d'attente à côté. Deux tâches, deux produits, aucune honte à acheter les deux.
Il n'y a pas de widget de graphiques. Si vous publiez déjà un tableau de bord Power BI, vous pouvez l'afficher via le module complémentaire tableaux de bord, et le widget page web peut afficher une page interne, mais easyCMS ne tracera pas de graphique à partir de votre tableur.
Il n'y a pas de certification SOC 2 ou ISO 27001, et nous n'en revendiquerons pas une. Ce que nous pouvons vous dire figure ci-dessous, et les questions spécifiques obtiennent une réponse spécifique par e-mail.
Il n'y a ni essai gratuit ni offre gratuite. Le point d'entrée le plus bas est 49€, une seule fois. Le stockage est modeste aussi : 1GB sur ce compte, 5GB sur PRO, généreux pour les images et juste pour la vidéo. Voir quota de stockage et envoi de médias.
Protection des données, et ce que les écrans peuvent voir
Ceci n'est pas un conseil juridique, mais le point de départ honnête est qu'un écran de salle d'attente présente un risque faible car il ne détient aucune donnée personnelle au départ. Au-delà de cela :
- easyCMS est une entreprise européenne. DynamicDigital sp. z o.o., enregistrée à Varsovie, en Pologne, TVA UE PL5213678094, opérant dans le cadre juridique de l'UE.
- Le CMS est hébergé dans l'Union européenne, chez Hetzner à Falkenstein, en Allemagne. Vos médias et mises en page ne quittent pas l'UE.
- Les lecteurs tirent le contenu, ils n'écoutent jamais. Le lecteur établit une connexion sortante et chiffrée et demande son contenu. Il n'accepte aucune connexion entrante, donc il n'y a aucun port à ouvrir sur votre pare-feu et rien sur votre réseau n'est exposé par son installation. Envoyez à votre prestataire informatique les prérequis réseau avant l'installation.
- Chaque écran doit être autorisé dans le CMS avant de recevoir quoi que ce soit.
- Les captures d'écran sont facultatives. La surveillance des écrans peut prendre une capture d'écran à la demande de ce qu'un écran diffuse. Elle capture la sortie vidéo du lecteur, pas la pièce : il n'y a pas de caméra dans le produit, pas de mesure d'audience et pas de détection de visages. Si votre responsable de la gouvernance de l'information préfère qu'elle ne soit jamais utilisée, ne l'utilisez pas, car rien d'autre n'en dépend. Voir surveillance des écrans.
- Les comptes sont protégés par mot de passe, et le compte Enterprise ajoute des utilisateurs, des rôles et des permissions.
Bon à savoir Pour un accord de traitement des données ou une question RGPD spécifique, envoyez un e-mail à info@myeasycms.com et vous obtiendrez une vraie réponse plutôt qu'un lien. La politique de confidentialité et la FAQ couvrent le terrain général.
Où placer les écrans, et de quelle taille
| Emplacement | Taille suggérée | Orientation | Rôle |
|---|---|---|---|
| Salle d'attente principale | 43”–55” | Paysage | Informations de santé, vidéo silencieuse, horloge |
| Accueil / enregistrement | 32”–43” | Portrait | Consignes d'arrivée, horaires d'ouverture, remplacements |
| Couloir vers les salles de consultation | 43” | Portrait | Orientation, avis |
| Comptoir de pharmacie | 43”–49” | Paysage | Services, campagnes saisonnières |
| Entrée ou vitrine | 43”–55” haute luminosité | Portrait | Horaires, fermetures, numéro en dehors des heures |
Montez-le plus bas que dans un couloir, car votre public est assis : le centre de l'écran doit se situer autour de 1.4 à 1.5 m, incliné vers le bas s'il doit être plus haut. Dimensionnez le plus petit texte à environ 1/25e de la hauteur de l'écran, soit environ 27 mm sur un panneau de 55”. Le choix du panneau est couvert dans écrans LCD pour l'affichage dynamique.
Ce que ça coûte
Prenons un cabinet avec deux écrans : un dans la salle d’attente, un à l’accueil.
| Ligne | Coût |
|---|---|
| Compte easyCMS, 1 licence d'écran, jusqu'à 5 écrans, 1GB de stockage | 49 EUR, paiement unique |
| 1 × licence d'écran supplémentaire, même commande | 66 EUR unique |
| Total logiciel, payé une fois | 115 EUR |
Face à un abonnement classique :
| Deux écrans | Année 1 | Après 5 ans |
|---|---|---|
| easyCMS | 115 EUR | 115 EUR |
| Abonnement à 8 EUR par écran et par mois | 192 EUR | 960 EUR |
Vous payez une fois, et les écrans sont à vous.
- Un groupe de cliniques avec douze écrans sur quatre sites tient sur le compte PRO : 299€ plus onze licences, 1 025€ une fois.
- Les licences ajoutées plus tard coûtent 99€ chacune au lieu de 66€.
- Un seul écran ? L’offre gratuite de Yodeck peut suffire. easyCMS n’a pas d’offre gratuite.
- Matériel : un lecteur Android easyCMS coûte 499€ et inclut la licence de son écran.
Tous les prix sont sur la page tarifs, et la comparaison détaillée se trouve dans coût par écran.
L’argument du capex
La plupart des cabinets établissent leur budget une fois par an, et la différence entre un achat en capital et un coût d’exploitation n’est pas un détail comptable pour un directeur de cabinet. Une licence unique est approuvée une fois et reste acquise. Un abonnement mensuel par écran doit être défendu à chaque budget, augmente dès qu’un associé demande un écran pour la deuxième salle d’attente, et c’est la ligne qu’on coupe dans une année serrée, emportant vos affichages avec elle. Chaque achat s’accompagne d’une facture avec TVA, et vous pouvez payer par carte, PayPal, moyens de paiement européens locaux ou virement bancaire sur facture. Plus de détails dans digital signage sans abonnement mensuel.
La gestion au quotidien
Qui le met à jour
Une personne à l’accueil, environ dix minutes par semaine. Après la première mise en place, vous ne changez que du texte et des images.
Planification
Les indications d’arrivée dès le matin, l’information santé pendant la journée, les consignes hors horaires dès la fin d’après-midi, les jours fériés programmés un an à l’avance.
En cas de coupure réseau
Les écrans continuent de diffuser ce qui est programmé et se mettent à jour au retour de la connexion. Voir l’affichage dynamique sans internet.
Premiers pas
Connectez votre premier écran, puis choisissez un modèle dans la collection santé.
Astuce L'Urgent notice de Studio est prête avant que vous en ayez besoin. Un avis plein écran pour une canalisation qui a éclaté, un jour de neige ou une absence imprévue s'affiche sur tous les écrans en une seule action quand la matinée tourne mal, et Stop remet tout en place.
Questions que posent les cabinets
Peut-il appeler les patients vers une salle ?
Non. Il n’y a pas de gestion de file d’attente ni de lien avec votre système de réservation ou de dossier patient. Utilisez un système de file d’attente dédié sur son propre écran et faites tourner easyCMS sur l’écran de la salle d’attente à côté.
Notre prestataire informatique devra-t-il ouvrir un port de pare-feu ?
Non. Le lecteur établit une connexion chiffrée sortante et récupère son contenu. Il n’accepte aucune connexion entrante.
Quelqu’un peut-il voir notre salle d’attente à distance ?
Non. Il n’y a pas de caméra. La seule vue à distance est une capture d’écran optionnelle de ce que l’écran diffuse lui-même, et vous pouvez choisir de ne jamais l’utiliser.
Payons-nous par écran chaque mois ?
Non. Les licences sont uniques et valables à vie. Le seul plan récurrent est le compte Enterprise, pour les organisations de plus de 25 écrans ou souhaitant la marque blanche sur leur propre domaine.
Qui nous aide si quelque chose ne fonctionne plus ?
L’assistant et les guides sont gratuits pour tout le monde, et une Heure de support expert coûte 25€ quand vous voulez qu’un ingénieur travaille sur votre installation. Les options sont listées dans obtenir de l’aide et du support.
Par où commencer
Comptez vos écrans, puis déterminez si l’un d’eux a vraiment besoin d’appeler les patients. Si c’est le cas, budgétez un système de file d’attente séparé pour cette seule tâche. Tout le reste est un petit projet maîtrisé : un compte, une licence par écran, une mise en page avec les horaires d’ouverture dans une zone fixe, et dix minutes par semaine.
Dites-nous combien de salles vous couvrez et si vous avez besoin de matériel, et nous vous ferons un devis. Envoyez un e-mail à info@myeasycms.com, appelez le +48 509 937 137, ou utilisez le formulaire de demande de support.
