Un hôtel avec dix salles de réunion sur trois étages accueille deux ou trois événements par salle lors d’une journée chargée. Cela fait trente événements, la plupart avec un client qui s’attend à voir son nom à la porte, et un programme qui change la veille au soir. La feuille imprimée dans un cadre en plastique est fausse dès dix heures. Les écrans de cette page suivent directement les réservations, si bien que la personne qui déplace une réunion dans Outlook a déjà mis à jour tous les écrans du bâtiment.
Cette page explique ce que montrent les écrans, comment les réservations leur parviennent, où accrocher les écrans, ce que cela coûte et ce qu’easyCMS ne fera pas.
Les avantages
- Des affichages de porte et des tableaux de hall qui suivent vos calendriers Outlook, Microsoft 365 ou Google, toutes les quelques minutes
- Ou collez les événements du jour depuis Excel, ou saisissez une réservation sur votre téléphone
- Chaque événement avec le logo du client, trouvé sur Wikipédia ou sur le site du client en un clic
- Le nom que les invités doivent lire, pas le titre interne du calendrier, et les réunions privées affichées uniquement comme “Réservé”
- Des flèches vers chaque salle depuis l’endroit où chaque écran est accroché, et des salles combinées comme une salle de bal qui se divise en deux
- Trois styles, texte, logos et grande image ou vidéo, chacun en paysage et en portrait
- Sept langues d’affichage : anglais, français, allemand, espagnol, néerlandais, italien et polonais
- Trois salles incluses dans chaque compte, salles illimitées pour 299€ en paiement unique, sans abonnement mensuel
Deux types d’écran
L’affichage de porte
Un écran à côté d’une salle. Ce qui est en cours avec le temps restant, ce qui suit et le reste de la journée. Salle libre ? Il le dit, et jusqu’à quand.
Le tableau
Toutes les salles du bâtiment, ou un étage : les événements du jour avec l’heure, le client, la salle et une flèche qui indique le chemin. Il tourne les pages tout seul.
Les deux lisent les mêmes réservations, donc l’affichage de porte et le tableau du hall ne se contredisent jamais.
Comment ça marche
1. Listez vos salles une seule fois
Dans Studio, ouvrez Salles & réservations et ajoutez vos salles : nom, étage et ordre. Une salle de bal en deux parties s’ajoute une seule fois, avec ses parties.
2. Importez les réservations
Collez le lien de calendrier de chaque salle depuis Outlook, Microsoft 365 ou Google, collez des lignes depuis Excel, ou saisissez une réservation sur votre téléphone.
3. Donnez à chaque réservation le bon affichage
Affichez le nom que les invités doivent lire, le logo du client ou une photo, ou masquez une réservation. Studio peut trouver le logo du client sur le web pour vous.
4. Mettez le design sur les écrans
Choisissez un modèle, toutes les salles, un étage ou une salle, ajoutez votre logo et les flèches, et lancez la diffusion.
5. Il se tient à jour tout seul
Les réservations sont relues toutes les quelques minutes. Chaque écran passe de « en cours » à « ensuite » à l’heure, tout seul, même si le réseau tombe.
Les liens de calendrier, étape par étape :
- Outlook et Microsoft 365 : Settings, Calendar, Shared calendars, Publish a calendar (Paramètres, Calendrier, Calendriers partagés, Publier un calendrier). Choisissez le calendrier de la salle et “Can view all details” (Peut afficher tous les détails), puis copiez le lien ICS. Pour une boîte aux lettres de salle, votre service informatique peut la publier avec tous les détails.
- Google Agenda : les paramètres de l’agenda de la salle, Intégrer l’agenda, l’adresse secrète au format iCal.
Bon à savoir Une réunion privée dans Outlook ou Google, ou un calendrier publié en “Can view when I’m busy” (Peut afficher quand je suis occupé), s’affiche comme “Réservé”, avec l’horaire mais sans son nom. C’est généralement ce qu’un bureau veut sur un écran de couloir.
Où placer les écrans, et de quelle taille
| Emplacement | Taille suggérée | Orientation | Modèle |
|---|---|---|---|
| À côté de chaque porte de salle de réunion | 22”–32” | Paysage ou portrait | Affichage de porte, texte ou logo |
| Salle de bal et grandes salles de réception | 32”–43” | Portrait | Porte de salle de conférence, avec le logo du client |
| Hall d’ascenseur à chaque étage | 43”–49” | Portrait | Tableau de cet étage, avec flèches |
| Hall d’hôtel ou foyer de conférence | 55”–65” | Paysage | Tableau des conférences ou événements avec logos |
| Accueil d’un bureau | 43”–55” | Paysage | Tableau d’accueil, avec votre film |
| Accueil des participants d’un congrès | 43”–55” | Portrait | Liste des événements du jour |
Les affichages de porte se placent avec leur centre à environ 1.4 m de hauteur, les écrans des halls d’ascenseur à environ 1.6 m. Un affichage de porte a besoin d’une alimentation à la porte, prévoyez donc la prise, ou le Power-over-Ethernet, avant que le mur soit terminé. Tous les lecteurs easyCMS conviennent : Windows, Android, LG webOS ou Samsung Tizen. Un écran professionnel avec lecteur intégré ne nécessite aucun boîtier derrière. Voir le guide d’achat des lecteurs.
Ce que ça coûte
Les modèles pour salles de réunion et Salles & réservations sont fournis avec chaque compte easyCMS. Trois salles sont incluses. Au-delà de trois, l’Option Salles de conférence coûte 299€ en paiement unique et débloque des salles illimitées à chaque étage. Chaque écran nécessite toujours sa propre licence d’écran, comme tout écran.
Un bureau avec trois salles de réunion
Trois affichages de porte et un tableau à l’accueil : quatre écrans.
| Ligne | Coût |
|---|---|
| Compte easyCMS, jusqu’à 5 écrans, 1 licence incluse | 49 EUR, paiement unique |
| 3 × licence supplémentaire à 66 EUR, achetées dans la même commande | 198 EUR, paiement unique |
| Option Salles de conférence | inutile, trois salles sont incluses |
| Total logiciel, payé une fois | 247 EUR |
Un hôtel avec dix salles de réunion sur trois étages
Dix affichages de porte, un tableau portrait dans chacun des trois halls d’ascenseur et un tableau des conférences dans le hall : quatorze écrans.
| Ligne | Coût |
|---|---|
| Compte easyCMS PRO, jusqu’à 25 écrans, 1 licence incluse | 299 EUR paiement unique |
| 13 × licence supplémentaire à 66 EUR, achetées dans la même commande | 858 EUR, paiement unique |
| Option Salles de conférence, salles illimitées | 299 EUR paiement unique |
| Total logiciel, payé une fois | 1,456 EUR |
Les licences achetées dans le même paiement que le compte coûtent 66 EUR chacune au lieu de 99 EUR. Aucune de ces lignes ne comporte d’abonnement mensuel, et les écrans et les lecteurs sont en plus. Tout figure sur la page des tarifs.
Ce qu'easyCMS ne fait pas
À lire avant d’acheter, car ce sont les questions que posent les établissements une fois les écrans installés.
- Pas de réservation depuis l’écran. Les écrans affichent les réservations, ils ne les prennent pas. Il n’y a ni bouton “réserver”, ni enregistrement de présence, ni libération d’une salle où personne ne s’est présenté. Les gens continuent de réserver dans Outlook, Google ou votre système hôtelier.
- Pas de connexion directe à Microsoft 365, Google ou un système hôtelier. easyCMS lit un lien de calendrier publié, ou ce que vous collez depuis Excel. Il ne se connecte pas à votre compte Microsoft ou Google, et il ne se connecte pas à Opera, Delphi ou un autre système de ventes et banquets.
- Pas à la seconde près. Les calendriers sont lus toutes les quelques minutes, et Outlook lui-même peut mettre un certain temps à mettre à jour un calendrier publié. Une réunion déplacée une minute avant son début peut arriver sur la porte avec un peu de retard.
- Pas de capteurs de présence. Il ne sait pas si des personnes se trouvent réellement dans une salle.
- Les logos relèvent de votre responsabilité. Studio trouve un logo pour vous, mais savoir si vous avez le droit de l’afficher se règle entre vous et votre client.
- Vous n’êtes pas administrateur du CMS. Nous l’hébergeons dans l’UE et gérons la plateforme. Les changements de configuration passent par nous.
Les questions que posent les établissements
Avons-nous besoin de l’option ?
Seulement pour plus de trois salles. Chaque compte en inclut trois, un petit bureau n’en a donc jamais besoin. L’option coûte 299€ en paiement unique, pour des salles illimitées, et ne se renouvelle pas.
Chaque affichage de porte a-t-il besoin d’une licence ?
Oui, chaque écran a besoin d’une licence d’écran, quoi qu’il affiche : 66€ avec un compte, 99€ si elle est ajoutée plus tard, 49€ sur Enterprise pour Android, webOS ou Tizen. L’option compte les salles, pas les écrans.
Notre planning des événements est dans Opera ou Delphi. Est-ce que cela fonctionnera ?
Oui, via Excel. Exportez les événements du jour, copiez les lignes et collez-les dans Studio. Cela prend une minute le matin, et le logo du client et le nom affiché aux invités restent attachés à chaque réservation.
Un écran peut-il n’afficher qu’un seul étage ?
Oui. Chaque tableau est réglé sur toutes les salles, un étage ou une salle. Un écran portrait dans chaque hall d’ascenseur, réglé sur son propre étage, est la formule qui fonctionne le mieux dans un hôtel.
Qu’affiche un écran quand il ne se passe rien ?
L’affichage de porte indique que la salle est libre et jusqu’à quand. Les tableaux indiquent qu’il n’y a plus d’événement aujourd’hui, ou affichent les premiers événements de demain une fois ceux du jour terminés.
Le tableau peut-il diffuser la vidéo de notre hôtel ?
Oui. Le style grande image accepte une photo, une vidéo ou une playlist à l’emplacement de l’image, avec l’événement en cours, le suivant et le reste de la journée à côté.
Et si le réseau tombe ?
Chaque écran garde les réservations du jour et sa propre horloge, il continue donc de passer de l’événement en cours au suivant. Les nouvelles réservations et les changements apparaissent dès qu’il est de nouveau en ligne. Plus de détails dans l’affichage dynamique sans internet.
Pour les autres écrans d’un hôtel, de l’accueil dans le hall à la cantine du personnel, voir l’affichage dynamique pour les hôtels. Pour les bureaux, voir la communication interne.