Accord de traitement des données
Lorsque vos écrans affichent des données à caractère personnel, nous les traitons pour votre compte. Le présent accord précise comment, comme l’exige l’article 28 du RGPD. Il fait partie de nos conditions et s’applique automatiquement à chaque client.
Dernière mise à jour : 25 octobre 2026
1. Parties et application du présent accord
Le présent accord est conclu entre vous, le client désigné dans une commande (le responsable du traitement), et DynamicDigital sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 181B, 02-222 Warszawa, Pologne, KRS 0000521993, exerçant sous le nom easyCMS (le sous-traitant, “nous”).
Il fait partie de nos Conditions générales de vente et prend effet lorsque vous passez une commande ou ouvrez un compte easyCMS. Vous n’avez rien à signer. Si vous souhaitez un exemplaire signé par les deux parties, écrivez à info@myeasycms.com.
En cas de contradiction entre le présent accord et les conditions en matière de protection des données, le présent accord prévaut.
2. Ce que nous traitons pour vous
| Élément | Détails |
|---|---|
| Objet | L’hébergement et l’exploitation du service easyCMS : le stockage de votre contenu et son affichage sur vos écrans |
| Durée | Aussi longtemps que vous utilisez easyCMS, puis jusqu’à la suppression prévue à la section 9 |
| Nature et finalité | Stockage, programmation, affichage, sauvegarde, transmission vers vos écrans, et les fonctionnalités de Studio que vous choisissez d’utiliser (comme l’import de menus et les calendriers des salles de réunion) |
| Types de données à caractère personnel | Tout ce que vous mettez dans easyCMS, généralement des noms, des fonctions, des photos et vidéos de personnes, des intitulés et organisateurs de réunions, des coordonnées affichées sur les écrans, ainsi que les noms d’utilisateur et adresses e-mail de vos utilisateurs |
| Catégories de personnes | Votre personnel, vos invités, vos clients et toute autre personne apparaissant dans votre contenu, ainsi que vos utilisateurs easyCMS |
| Catégories particulières | Aucune n’est prévue. Ne téléversez pas de données de santé ni d’autres données relevant des catégories particulières, sauf si vous disposez d’une base légale et nous en avez informés par écrit |
3. Vos instructions
Nous ne traitons votre contenu que sur vos instructions documentées. Vos instructions sont les présentes conditions et ce que vous faites dans easyCMS : ce que vous téléversez, programmez, publiez et supprimez. Si nous estimons qu’une instruction enfreint le droit de la protection des données, nous vous en informerons. Si la loi nous impose de traiter les données d’une autre manière, nous vous en informerons au préalable, sauf si la loi l’interdit.
4. Confidentialité
Toute personne chez easyCMS ayant accès à votre contenu est tenue à la confidentialité, et l’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service ou pour vous aider lorsque vous le demandez.
5. Sécurité
Nous appliquons les mesures techniques et organisationnelles requises par l’article 32 du RGPD, notamment :
- le chiffrement de chaque connexion à easyCMS, à son API et à vos écrans (HTTPS et TLS)
- l’authentification à deux facteurs sur les comptes administrateur qui ont accès aux données des clients
- des comptes et des autorisations distincts pour chaque client, afin que les clients ne puissent pas voir le contenu les uns des autres
- des sauvegardes régulières conservées dans l’Union européenne, avec le même accès restreint
- des mises à jour logicielles et une surveillance de la plateforme, avec une page de statut publique
6. Sous-traitants ultérieurs
Vous nous accordez une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste actuelle :
| Sous-traitant ultérieur | Emplacement | Ce qu'ils font |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Allemagne | Héberge la plateforme easyCMS (app.myeasycms.com) et ses sauvegardes |
| DigitalOcean, LLC | Serveurs à Amsterdam, Pays-Bas | Héberge l’ancienne plateforme easyCMS V3 (cms.myeasycms.com) |
| Google Ireland Limited (Google Cloud et Firebase) | Belgique (europe-west1) ; les requêtes Vertex AI peuvent être traitées à l’échelle mondiale | Notre API, les alertes d’écran, la synchronisation des calendriers des salles de réunion, l’import de menus |
| Resend, Inc. | États-Unis | Envoie les e-mails liés au compte et les alertes d’écran |
Lorsque vous utilisez certaines fonctionnalités, nous envoyons également ce que vous saisissez à des services qui agissent de manière indépendante : la OpenStreetMap Foundation (Royaume-Uni) pour l’emplacement d’un écran, et Wikidata et Wikipedia pour Trouver un logo. Les calendriers des salles de réunion sont récupérés auprès du fournisseur de calendrier dont vous ajoutez le lien.
Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur des obligations en matière de protection des données qui ne sont pas moins protectrices que le présent accord, et nous restons responsables envers vous de ces sous-traitants ultérieurs. Nous annoncerons tout nouveau sous-traitant ultérieur sur cette page et par e-mail au moins 30 jours avant qu’il ne commence. Vous pouvez vous y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données dans ce délai ; si nous ne pouvons pas résoudre l’objection, vous pouvez résilier le service concerné et recevoir un remboursement proportionnel de toute période prépayée non utilisée.
7. Transferts en dehors de l’EEE
Lorsqu’un sous-traitant ultérieur traite des données en dehors de l’Espace économique européen, le transfert repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, lorsque le prestataire en dispose, sur une certification au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis.
8. Notre assistance
Compte tenu de ce que nous pouvons raisonnablement faire, nous vous aiderons à :
- répondre aux demandes des personnes qui exercent leurs droits. Si une demande concernant votre contenu nous parvient, nous vous la transmettons dans les meilleurs délais et n’y répondons pas nous-mêmes
- respecter vos obligations en matière de sécurité, de notification des violations, d’analyses d’impact relatives à la protection des données et de consultation préalable (articles 32 à 36 du RGPD)
9. Violations de données à caractère personnel
Nous vous informerons dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les 48 heures, après avoir pris connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant votre contenu. Nous vous communiquerons ce que nous savons de sa nature, des données et des personnes concernées, de ses conséquences probables et des mesures prises, et nous vous transmettrons des informations complémentaires au fur et à mesure que nous en prendrons connaissance.
10. Fin du service
À la fin de votre compte ou de votre abonnement, votre contenu reste disponible pendant 30 jours afin que vous puissiez l’exporter, puis il est supprimé. Les copies figurant dans les sauvegardes sont supprimées à l’expiration de ces sauvegardes, selon leur rotation normale. Nous ne conservons rien plus longtemps, sauf si la loi l’exige, et nous confirmerons la suppression par écrit sur demande. Si vous souhaitez que votre contenu vous soit restitué plutôt que de l’exporter vous-même, faites-en la demande avant la fin des 30 jours.
11. Audits
Nous mettrons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 du RGPD, à commencer par le présent accord et des réponses écrites à vos questions. Lorsque cela ne suffit pas, vous-même, ou un auditeur tenu à la confidentialité, pouvez nous auditer une fois par an, ou après une violation, moyennant un préavis de 30 jours, à vos propres frais, sans accès aux données des autres clients.
12. Responsabilité et droit applicable
La responsabilité au titre du présent accord suit les limites prévues dans nos conditions, sauf lorsque la loi ne permet pas de les appliquer. Le présent accord est régi par le droit polonais, comme les conditions.