Stuur je schermen aan vanuit een spreadsheet: DataSets uitgelegd

Een prijslijst, een lesrooster, een productieoverzicht en een personeelsrooster hebben allemaal dezelfde structuur: een tabel die vaak verandert, maar met een ontwerp dat niet verandert. easyCMS lost dit op met DataSets, en dat is de meest nuttige functie van het product waar bijna niemand ons naar vraagt. Ontwerp de lay-out één keer, sla de inhoud op in een tabel, en het bijwerken van een scherm wordt een kwestie van een rij bewerken in plaats van een hele dia opnieuw te ontwerpen.

Heb je ooit een menukaart naar JPEG geëxporteerd, geüpload en vervolgens het hele proces opnieuw moeten doorlopen omdat één prijs met 20 cent was gewijzigd? Dan is dit artikel iets voor jou.

Het idee: de lay-out is het ontwerp, de dataset is de inhoud.

De meeste mensen maken bewegwijzering op dezelfde manier als posters. Het ontwerp en de inhoud zijn één geheel, dus elke wijziging aan de inhoud betekent teruggaan naar de ontwerptool, een getal aanpassen, exporteren, uploaden en opnieuw inplannen. Doe dat eens per kwartaal en het is prima. Doe het drie keer per week en het wordt stiekem iemands taak.

Een DataSet scheidt de twee van elkaar.

De Dataset Het is een tabel die in het CMS is opgeslagen. Kolommen, rijen, niets bijzonders. Het bevat de feiten: artikelnamen, prijzen, lestijden, regelnummers, ploegnamen.

De lay-out Het ontwerp is essentieel. Lettertypen, kleuren, afstand, je logo, de achtergrond, de plek waar de tafel staat. Je maakt het één keer en je hoeft er daarna niets meer aan te veranderen.

De DataSet-widget Het is de verbinding tussen beide. Het bevindt zich in een gedeelte van de lay-out, wijst naar de tabel en geeft de rijen weer met behulp van een kleine sjabloon die je eenmalig opmaakt.

Daarna betekent het wijzigen van de inhoud op het scherm het bewerken van een cel. Het ontwerp kan niet verschuiven, omdat niemand het opent. Dat is het echte voordeel, en het gaat net zozeer om consistentie als om snelheid: vijftien bewerkingen aan een tabel leveren vijftien correcte schermen op, terwijl vijftien bewerkingen aan een poster veertien correcte schermen opleveren en één scherm waarop iemand de verkeerde blauwe kleur heeft gebruikt.

De complete handleiding met screenshots is te vinden in dynamische inhoud met datasets Hieronder volgt de vorm ervan, plus de onderdelen die bepalen of dit voor u werkt.

Gebouw één, in zes stappen

1. Maak de dataset aan en geef deze een naam. Noem het naar het product, niet naar het scherm. "Drankenmenu" blijft beter overeind dan "Lay-out 3 bovenste gedeelte", omdat het over een maand twee lay-outs zal voeden.

2. Definieer de kolommen. Dit is de enige stap die echt nadenken vereist, en de stap waar mensen vaak overhaast mee te werk gaan. Elke kolom bevat één gegeven: naam, prijs, categorie, begintijd, status. Weersta de verleiding om een hele opgemaakte regel in één kolom te plaatsen, want een kolom waarop je niet kunt filteren of sorteren, is slechts een afbeelding van tekst. Splits "Espresso 2,50€" op in een kolom voor het artikel en een kolom voor de prijs. Zo kun je later sorteren op prijs, de dure producten bij het ontbijt verbergen of dezelfde tabel hergebruiken in een andere lay-out met een andere prijsweergave.

3. Voeg rijen toe of importeer een CSV-bestand. Je kunt rijen rechtstreeks in het CMS typen of een CSV-bestand importeren. Het importeren van een dataset begint meestal met een CSV-bestand, omdat de gegevens al in een spreadsheet van iemand anders staan. Exporteer het bestand, maak de kolomkoppen netjes en importeer het. Als je bronspreadsheet de masterversie is, blijf je de gegevens daarin bewerken en importeer je een nieuw bestand wanneer er wijzigingen zijn.

4. Plaats een DataSet-widget in een lay-out. Open de lay-outeditor, voeg een regio toe, voeg een DataSet-widget toe en koppel deze aan uw tabel. Het gedraagt zich als elke andere widget: het kan het scherm delen met een video, een klok, een afbeelding of een ticker. Zie lay-outs maken als je er nog geen hebt gebouwd.

5. Stijl de sjabloon één keer. De widget genereert elke rij aan de hand van een klein sjabloon dat u zelf kunt bepalen: welke kolommen verschijnen, in welke volgorde en hoe ze eruitzien. Zorg dat één rij er goed uitziet en alle rijen zien er goed uit, inclusief de rijen die nog niet bestaan. Dit is de stap die het verschil maakt tussen een tabel die eruitziet als een spreadsheet aan de muur en een menubord dat er professioneel uitziet.

6. Filteren en sorteren. De widget hoeft niet de hele tabel weer te geven. Filter de tabel op categorie, status of datum en sorteer op de kolom die het meest relevant is. Dit maakt het mogelijk om met één tabel meerdere schermen aan te sturen: een drankenkaart en een menukaart kunnen dezelfde dataset gebruiken, maar op twee verschillende manieren gefilterd.

Tip Ontwerp de tafelindeling met de tafel halfvol. Een indeling die er goed uitziet met vier rijen, maar niet meer werkt met elf, zal juist op de drukste dag niet werken. Voeg rijen toe tot de tafel overloopt en zoek uit waar het plafond is voordat een klant dat doet.

Vier uitgewerkte voorbeelden

Een prijslijst van een café

Het klassieke voorbeeld, en degene die zichzelf het snelst terugverdient. Een tafel zoals deze:

Eén dataset, twee lay-outs. Het drankenoverzicht filtert op Categorie = Koffie, het voedseloverzicht filtert op Categorie = Eten. Beide filters sluiten items uit waar 'Beschikbaar' 'Nee' is, en beide sorteren op de kolom 'Sorteren', zodat u zelf kunt bepalen wat bovenaan komt te staan in plaats van dat het alfabet dat voor u bepaalt.

Als de prijs van de leverancier verandert, verandert iemand een cel. Als de soep op is, verandert iemand 'Ja' in 'Nee' en verdwijnt de regel van het bord in plaats van dat hij daar blijft staan en mensen teleurstelt. Niemand opent het ontwerp. Meer informatie over de bijbehorende beslissingen vind je in onze handleiding. digitale menuborden en in Digitale bewegwijzering voor restaurants en bars .

Een lesrooster voor de sportschool

Kolommen: Dag, Start, Les, Studio, Docent, Ruimtes. Eén rij per les per dag, dus een week bestaat uit ongeveer zestig rijen, die eenmalig worden geïmporteerd vanuit het rooster dat u al bijhoudt.

Het scherm bij de receptie filtert op vandaag en sorteert op begintijd. Het scherm buiten studio twee filtert op Studio = 2. Dezelfde tabel, twee verschillende taken, en geen tweede kopie die niet synchroon loopt met de eerste.

Eerlijk gezegd: niets telt de beschikbare plaatsen voor je af. Als de kolom 'Beschikbare plaatsen' om tien uur 's ochtends toch niet klopt, hang hem dan niet aan de muur. Een dienstregeling die altijd correct is, is meer waard dan een boekingsaantal dat meestal achterhaald is. Meer over de bredere opzet in Digitale bewegwijzering voor sportscholen en fitnesscentra .

Een fabrieksproductiecommissie

Kolommen: Lijn, Ploeg, Doel, Werkelijk, Status. Vijf rijen, één per lijn, bijgewerkt door de ploegleider.

Dit is waar DataSets hun nut bewijzen op een manier die een poster nooit zou kunnen, omdat de inhoud meerdere keren per dag verandert en het ontwerp absoluut niet mag veranderen. Filter op de huidige dienst, sorteer op regelnummer en geef de kolom 'Status' een opmaak waardoor de woorden groot genoeg zijn om vanaf de andere kant van de zaal te lezen.

Wees realistisch over de invoer. Iemand moet de cijfers invoeren, of iemand moet een CSV-bestand uit het productiesysteem exporteren en importeren. Het komt niet vanzelf binnen. Bepaal wie daarvoor verantwoordelijk is voordat je het scherm monteert, want een productiescherm met de cijfers van gisteren is erger dan helemaal geen productiescherm. Digitale bewegwijzering voor de maakindustrie dekt de rest van de implementatie.

Een personeelsrooster

Kolommen: Datum, Dienst, Naam, Functie, Locatie. Filter op vandaag en morgen, sorteer op aanvangstijd van de dienst en hang het op het scherm in de gang of de personeelsruimte.

Dit punt heeft een privacyaspect dat het overwegen waard is. Een rooster aan de muur is openbaar toegankelijke persoonlijke data, dus beperk de kolommen tot wat er daadwerkelijk op het scherm nodig is. Namen en diensten, geen telefoonnummers, geen adressen, niets wat je niet zou afdrukken en ophangen. Dit is een praktische richtlijn en geen juridisch advies, dus vergelijk het met je eigen verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming. Op het €49-account en op PRO kan iedereen met de juiste inloggegevens elk rooster bewerken, omdat... gebruikers, groepen en machtigingen zijn een Enterprise-functie. Als meerdere personen bewerkingsrechten met verschillende bevoegdheden nodig hebben, is dit de juiste abonnementslaag. Zie ook Digitale bewegwijzering voor interne communicatie .

Wat DataSets niet kunnen

Nu de grenzen, want dit is het gedeelte dat de meeste artikelen overslaan en het is juist dit gedeelte dat bepaalt of je een middag gaat verspillen.

Het is een tabel die je beheert, geen live verbinding. Een dataset is data die u zelf beheert, die wordt opgeslagen in het CMS en die door een persoon of door het importeren van een bestand wordt bijgewerkt. Het maakt geen verbinding met uw kassasysteem, uw boekingsplatform of uw ERP-systeem om de actuele cijfers op te halen. Als u echt realtime cijfers nodig hebt zonder tussenkomst van derden, is een dataset niet de juiste tool en moet u het volgende gedeelte lezen.

Er is geen koppeling met Google Sheets. Mensen gaan hier vaak vanuit, maar het is belangrijk om dit duidelijk te stellen. Je kunt easyCMS niet zomaar laten verwijzen naar een Google Sheet en verwachten dat het de gegevens automatisch overneemt. Je Google Sheet kan wel de basisversie zijn, maar de overdracht van gegevens naar het scherm gebeurt via een export- en importproces dat door een mens wordt uitgevoerd. Dat is prima voor een menu dat wekelijks verandert. Maar niet voor een menu dat elk uur verandert.

Veranderingen vinden niet direct plaats. Spelers halen content op tijdens hun incheckinterval, dus een bewerking wordt pas bij de volgende collectie verwerkt, en niet direct op het moment dat je opslaat. Het gaat om seconden tot minuten, niet om milliseconden. Maak hier geen realtime wachtrijteller van.

Er is geen widget voor grafieken. Een DataSet wordt weergegeven als een tabel met rijen, niet als een staafdiagram of grafiek. Als een visuele grafiek vereist is, is dat de taak van een webpagina-widget of een ingesloten element in een dashboard, zoals beschreven in [verwijzing naar documentatie]. dashboards voor digitale signage .

De gegevens zijn nog steeds in handen van iemand anders. De technologie neemt het ontwerpwerk over, niet het werk van gegevensinvoer. Bij elke succesvolle DataSet-implementatie die we hebben gezien, is er een specifieke persoon wiens taak het is om de tabel correct te houden, en bij elke mislukte implementatie is dat niet het geval.

Wanneer een live bron echt het antwoord is

Als de gegevens live en onbeheerd moeten zijn, is de eerlijke aanbeveling een webpagina-widget in plaats van een DataSet. Wijs een regio naar een URL en de speler rendert die pagina als onderdeel van de lay-out, zodat alles wat de pagina toont, ook op het scherm wordt weergegeven. Zie webpagina's en ingesloten inhoud .

Dat brengt echter een eigen probleem met zich mee, en dat is een groter probleem dan mensen denken: authenticatie.

Een speler is een onbeheerd apparaat aan de muur. Het heeft geen toetsenbord, er zit niemand achter en het kan geen inlogprompt beantwoorden, geen tweefactorauthenticatie uitvoeren of opnieuw toestemming geven wanneer een sessie verloopt. Richt het op een privé-dashboard en het scherm toont een inlogpagina, meestal op het slechtst mogelijke moment. De werkbare oplossingen zijn een pagina die geen login van dat netwerk vereist, een openbare of getokeniseerde deelbare link die alleen-lezen is en die door uw provider wordt ondersteund, of een interne pagina die uw eigen team speciaal voor dit doel publiceert. Alles wat een menselijke aanmelding vereist, zal mislukken, en dat zal stilzwijgend gebeuren.

Pas op! Live ingesloten content is ook vaak het eerste dat uitvalt bij een netwerkstoring. Een afbeelding in de cache blijft dagenlang afspelen; een ingesloten pagina toont binnen enkele minuten een leeg rechthoekje en lijkt niet kapot. We hebben al besproken welke content een storing overleeft in een eerder artikel. digitale signage zonder internet .

Voor de meeste mensen is een combinatie de meest praktische oplossing. Gebruik een dataset voor de negentig procent die dagelijks of wekelijks verandert en er strak uit moet zien, en reserveer de ingebedde pagina voor dat ene gedeelte dat echt live moet zijn.

Wat dit kost, hier en elders.

DataSets zijn standaard inbegrepen bij elk easyCMS account. Er zijn geen databundels, add-ons of extra kosten per scherm voor het gebruik ervan. Het account van €49 bevat ze, net als alle abonnementen daarboven.

Dat is niet overal zo. De equivalente abonnementen van OptiSigns zijn allemaal terugkerend: de gepubliceerde prijs voor Pro Plus is $15 per scherm per maand bij maandelijkse facturering, of $13,50 per scherm per maand bij jaarlijkse facturering, gecontroleerd in september 2026. Vergelijk het lopende totaalbedrag:

De prijzen van concurrenten zijn gecontroleerd in september 2026 op de website van de leverancier zelf. We rekenen geen valuta om, dus lees de kolommen naast elkaar in plaats van de ene van de andere af te trekken. De easyCMS kolom toont de prijs wanneer de licenties via de checkout met het account worden aangeschaft, namelijk € 66 per stuk in plaats van € 99. Later toegevoegd kosten ze € 99, waardoor dezelfde netwerken uitkomen op € 445 en € 2.675. Bij een break-evenpunt ten opzichte van de jaarlijkse europrijs van OptiSigns Standard van € 7,50 per scherm per maand, verdient een eerste scherm zichzelf in ongeveer zes maanden terug, elk extra scherm in ongeveer negen maanden en een PRO-configuratie met 25 schermen in ongeveer tien maanden. Daarvoor is het abonnement goedkoper, en we zullen niet anders doen voorkomen.

Nog twee eerlijke opmerkingen. OptiSigns heeft een echt gratis versie voor maximaal drie schermen, met hun logo op het scherm en alleen community-ondersteuning. easyCMS biedt dit niet, omdat wij geen gratis abonnement of gratis proefperiode hebben. En als je daadwerkelijk een live spreadsheet wilt die zichzelf synchroniseert, dan biedt een platform met een ingebouwde spreadsheetconnector iets wat wij niet doen, ongeacht de kosten. Onze uitgebreidere vergelijking vind je in [link]. OptiSigns versus Yodeck versus easyCMS , en de algemene rekenkunde is in prijzen .

Een klein praktisch voordeel dat het vermelden waard is: een DataSet bestaat uit tekst, dus het neemt nauwelijks opslagruimte in beslag. De 1 GB op een standaardaccount wordt gebruikt voor video's en afbeeldingen, niet voor tabellen. Zie opslagquota en media-uploads als je aan het uitzoeken bent wat past.

Vijf regels die ervoor zorgen dat een dataset nuttig blijft.

1. Eén feit per kolom. Als je er niet op kunt filteren of sorteren, hoort het er niet als proza in te staan.
2. Voeg een sorteerkolom toe. Een kolom met expliciete nummers heeft de voorkeur boven alfabetische volgorde en kost niets.
3. Voeg een kolom voor beschikbaarheid of status toe. Een rij verbergen is veiliger dan verwijderen, en de rij komt terug wanneer de soep dat ook doet.
4. Ontwerp met het oog op overloop. Bedenk wat er gebeurt als er twee keer zoveel rijen zijn als nu.
5. Noem een eigenaar. De waarde van een tafel hangt af van de persoon die hem actueel houdt.

Combineer die met planning En dezelfde tafel kan vanuit één lay-out zowel een ontbijt- als een lunchmenu aansturen, die automatisch veranderen afhankelijk van het tijdstip van de dag, zonder dat iemand er iets aan hoeft te doen.

De korte versie

Een dataset is een spreadsheet die in het CMS wordt opgeslagen en de gegevens voedt van een ontwerp dat je eenmalig hebt gemaakt. Het is geschikt voor prijslijsten, planningen, productieoverzichten en roosters: alles waar de cijfers veranderen en het ontwerp niet. Het is standaard opgenomen in elk plan, neemt geen opslagkosten in beslag en maakt van een ontwerpklus een eenvoudige gegevensinvoerklus.

Het is geen live feed. Er is geen Google Sheets-connector en geen automatische synchronisatie, dus als de gegevens zichzelf moeten bijwerken, gebruik dan de webpagina-widget en beantwoord de authenticatievraag voordat u iets installeert. Begin met dynamische inhoud met datasets En als u niet zeker weet welke van uw schermen een tabel en welke een live pagina moet zijn, kunt u een e-mail sturen. myeasycms.com en beschrijf de inhoud.

Gerelateerde artikelen: dynamische inhoud met datasets , digitale menuborden , functies .